Si un malabarista no sincroniza correctamente su tiempo, todas las bolas que logró mantener en el aire se caerán. Además, es indispensable una planificación realista y específica del trabajo. Planificar tu itinerario y priorizar las tareas pendientes asegurará que administres tu tiempo correctamente. Para ello, te recomendamos que hagas una lista de todas las tareas que quieres realizar en tu jornada laboral. Haz esta lista a la misma hora todos los días (ya sea la noche anterior o a primera hora de la mañana). Le sugerimos que siempre priorice las tareas importantes por su urgencia y valor. Es importante que administre una actividad a la vez y determine una cantidad de tiempo realista para completarla. Enfócate en esa acción y dale toda tu atención. Elimina distracciones e interrupciones. ¿Revisas tus correos constantemente? Destina una hora o varias a esta tarea dentro de tu planificación diaria. ¿Necesitas gestionar llamadas o reuniones con el equipo? programarlos Si te aseguras de que todo tiene su tiempo y lugar dejarás de sentirte abrumado y frustrado. No te faltará tiempo para nada, ya que le darás tiempo a todo.
2. Establecer objetivos y plazos
Para organizar un viaje es fundamental conocer el destino y la fecha del viaje. Saber hacia dónde vamos y cuándo queremos llegar es el motor que nos motiva a continuar. Muchas veces gestionamos proyectos sin establecer estos parámetros. Si no definimos estos factores, es imposible saber priorizar la tarea. Esto hará que se acumulen un sinfín de responsabilidades y provocará en él un efecto bola de nieve de que la carga de trabajo irá creciendo sin que podamos ralentizarla o reducirla. Para ello, sugerimos determinar el resultado final que queremos lograr para cada proyecto, la cantidad de pasos a realizar y el tiempo correspondiente a cada paso, con el fin de establecer una fecha tentativa de finalización. Si hacemos un correcto desglose de la actividad, en objetivos y sub-objetivos, la organizamos correctamente y luego somos constantes y disciplinados al desarrollar cada paso, seremos capaces de lograr nuestros objetivos de manera eficiente.
3. Asertividad ante todo
Ser asertivo significa expresarse de forma clara y concisa, con firmeza pero sin hostilidad. Según el psicólogo John M. Gottman, Comunicarse de manera efectiva es extremadamente difícil en cualquier tipo de relación. Una de las formas en las que fallamos en ser asertivos en el trabajo o con el equipo es cuando evitamos decir ¨no¨ por temor a una repercusión oa la decepción de alguien. Aceptamos pedido tras pedido y, cuando no podemos cumplir nuestra palabra, no solo se resiente la productividad individual y del equipo, sino que también disminuye nuestra credibilidad y profesionalismo. Decir eso no denota madurez y honestidad. Decir que no es una oración completa que no necesita justificaciones. Otras formas de ser asertivo es ser simple y directo al hablar, decir lo que necesitas sin disculparte y manteniendo el control sobre tus emociones. Este hábito requerirá mucha práctica y paciencia, pero hará maravillas cuando se trata de aumentar su productividad.
4. Prioriza tu bienestar
Si no cargas tu computadora, eventualmente se apagará y no podrá realizar sus funciones. Del mismo modo, los seres humanos somos pilas recargables, y necesitamos desconexión y descanso para seguir dando resultados. Las rutinas que potencien el descanso y la desconexión digital son de vital importancia para que podamos ser productivos en nuestro trabajo. Para ello recomendamos ser estrictos con la hora de ir a dormir, dándole un tiempo adecuado (unas 8 horas), respetando las pausas laborales y desconectando del trabajo nada más acabar nuestra jornada. Otras actividades que favorecen el bienestar general (y, por tanto, nuestra productividad) son la buena alimentación, la actividad física y la meditación o relajación. Recomendamos incorporar estas actividades a tu rutina diaria y asignarles un tiempo y lugar, para facilitar la automatización del hábito.
5. Crea armonía física
Si hay caos en el ambiente, hay caos en la mente. Por eso, es sumamente importante que mantengas un espacio funcional y limpio, ya que te ayudará a ser más productivo y eficiente. De esta forma, reducirás la probabilidad de mover un documento importante o perder un archivo con información sensible. No perderá tiempo en un problema, pero puede tratarlo directamente. Para ello, te recomendamos que asignes un lugar funcional a todo aquello que consideres imprescindible a la hora de gestionar tu trabajo. Tan pronto como deje de usarlo, regréselo a su lugar. También puede aplicar esto a su espacio en línea: ordena los correos electrónicos que recibes y organiza las carpetas en tu computadora. Deja cada cosa en su lugar, en su propio lugar.
6. Practica la autorreflexión
Lograr resultados es vital, pero aún más valioso es reflexionar sobre la forma en que hemos logrado nuestras metas. A través de la autoevaluación podemos determinar qué hábitos no están funcionando y qué aspectos debemos seguir mejorando. Para desarrollar este hábito, podrías responder semanalmente a las siguientes preguntas: ¨¿El resultado final ha sido como lo imaginaba? ¿Qué hubiera cambiado? ¿Qué quiero responder?¨ Al enfocarnos en lo positivo y lo negativo, perfeccionaremos la metodología que nos llevará al éxito. En definitiva, para ser más productivos, debemos crear hábitos que potencien nuestro rendimiento.
La creación de hábitos es un proceso que requiere que seamos disciplinados y constantes con nuestras acciones para poder automatizarlas. Estos hábitos que hemos comentado son meras pinceladas de cómo puedes mejorar tu productividad, pero son formas seguras de producir resultados. ¿Te atreves a implementarlos?
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